コロナとペーパーレス

　PDFファイルを開発したアドビ株式会社がテレワーク勤務のメリットや課題について調査を実施しました。課題として最も多かったものが「会社に保管してある紙の書類を確認できない（39.6％）」で、次に「自宅にプリンターやスキャナーがない（36.2％）」でした。このことから社内の紙書類の管理がテレワークを推進する際の大きな課題となっていることがわかります。一方、テレワークを実施してペーパーレス化が進んだかどうかの質問には84.8％が「進んだ」と回答しています。コロナ禍で企業の書類の電子化、ペーパーレス化が急速に進み始めています。

　ペーパーレス化のメリットとして、コスト削減、業務効率化、セキュリティリスクの低減などが挙げられます。また昨今話題のSDGsの取り組みとしても、紙の使用量低減による地球環境保護は社会のために必要な行動だといえます。（ちなみに、日本の国民一人当たりの紙・板紙消費量は202.7㎏と世界でもトップクラスの水準にあり、世界平均の54.6㎏を大きく上回っています。）IT化の進展によりメールでの情報のやり取りが一般化し、紙を使用しなければならないシーンは減少しています。しかし視認性や携帯性などの紙の利便性には勝てず、手軽にプリントアウトする量が増え、2005年頃までは紙の使用量が増加していました。現在は、スマートフォンやタブレットの普及によりペーパーレス化の敷居が下がり、紙の使用量も減少傾向が続いています。

　会社内で情報の電子化は確実に進んでいますが、キャビネットを使用した書類の管理に代わるデジタルデータの管理の必要性は十分に浸透していないのではないでしょうか。手軽に情報を拡散するメールやチャットですが、本来はコミュニケーションツールであり、情報を共有するためのツールではありません。時間とともに埋もれてしまい必要な情報が必要な人間に届いていないことも多々あります。

　弊社は、企業内の情報を必要な人間に適切に届けるサービスを開始します。一般的なドキュメント管理ツールではなく、見てもらうことを優先したツールで、社員教育やノウハウ共有に有用なツールです。詳しくはリーフレットをご覧ください。
　私たちは、ITの力で企業の業務改善をサポートいたします。

落合　真人